国内有哪些出色的文档管理系统?
会博通综合文档管理系统:
集中统一管理企业内部不同层级、类型的文档资料,文档协同化管理,应用到具体业务中,不再成为“额外工作量”,不限单一地域、单一时间,全面实现移动化应用(多终端、协作、互助),强大的适应性选件,让文档管理与应用更具效能。
会博通综合文档管理系统功能:
1、分类自定义:会博通就像您操作系统中的资源管理器一样,可自定义管理分类(类和文件夹),用于管理不同类型、来源的文档资料。
2、属性自定义:提供信息属性的自定义,为系统不同类型的文档赋予对应的属性,例如合同、图纸、图书等不同的属性配置。
3、正文与附件:系统中的每一条信息均可实现区分正文与附件的管理。
4、份数管理:支持一式多份的文件管理,并可对应进行借阅、归还及发放登记。
5、个人文档管理:提供同样可自定义分类及对应属性的个人文档存储空间。
6、存放地点:可在系统中预览信息条目对应实体的位置定位,实现快速存取。
7、格式支持:基本支持所有不同格式的文件,可在线编辑及保存上传,常用的文档格式(如Office、PDF、等)可由系统插件管理。
8、多种存储方式:支持多服务器、数据库的存储管理,并可实现服务器、数据库间的数据转存或复制。
9、内容关联:可对文档实现在线编辑,并完美集成Office,不改变用户的文档操作习惯,使用便捷。
10、文档汇编:提供基于搜索结果的编研成果目录发布,形成主题、成果等汇编文档。
11、在线编辑:可对文档实现在线编辑,并完美集成Office,不改变用户的文档操作习惯,使用便捷。
12、版本管理:每次修改均会保留历史版本,避免文档丢失及误操作。
13、变更管理:可对文档发起变更流程(可套用流程模板),变更过程中只能阅读,审定后替换成最新版本,并保存操作记录与历史变更版本。
14、自动编号:不仅可以按年度和文件字号自动产生编号,而且还能自定义编号方式。
15、提醒功能:可对每一份文档设置周期性的提醒(如过期、到期等)。
16、正文模板:可套用预先设计好的文档格式模板,适用于红头文件、合同、授权委托书等有固定格式的文档,支持关键属性的自动读写。
17、表格设计与打印:可使用预先设计好的表格格式,获取指定的信息属性形成文档清单。
18、回收中心:提供个人回收站及系统回收中心,误删文件可从回收站还原。
药企想要建立文档管理数字化系统,需要根据企业具体的需求和现有的技术资源来进行考虑和规划。以下是一些可能的步骤和思考方向:
1明确需求:确定数字化系统需要满足的基本功能,比如文档分类、检索、备份和版本控制等。
2选择软件和工具:根据需求确定数字化系统的基础软件和工具,例如有名的SharePoint, Alfresco或者OpenKM等软件。
3进行开发或定制:根据企业需求,可以选择外部软件公司或者内部IT团队进行开发或者定制二次开发。
4进行内部培训:对于新系统的使用,需要进行内部培训,以确保员工能够充分利用数字化文档系统的各项功能。
5期间,需要考虑信息安全问题,以及数据安全的备份策略。
在开发数字化文档管理系统的过程中,药企需要关注企业需要解决的问题和软件的实际应用情况,从而判断是否自己搭建。如果企业具备专业技术人着快速上手以及需求精准把控的硬实力,自行搭建也可以一定程度上提升控制能力以及长期的成本控制,否则可以寻找专业的软件供应商进行合作推进。需要注意,搭建数字化系统需要较高的技术要求,因此在规划时需要仔细考虑实际情况和自身条件。
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